Основные изменения в новых Правилах

В результате значительно расширены разделы, посвященные вопросам комплектования, организации экспертизы ценности документов, в том числе уточнен порядок проведения экспертизы ценности, определен ее предмет, установлены критерии экспертизы ценности архивных документов с целью отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Введена обязанность организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, представлять на утверждение экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений:

• проекты описей дел по личному составу, подготовленные источниками комплектования;
• проекты описей дел по личному составу ликвидированных организаций;
• проекты номенклатуры дел;
• акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации;
• акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации;
• проекты перечней проектов/объектов, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Установлены правовые нормы, определяющие исключительное право руководителя организации представлять проекты описей, актов, других документов на ЭПК архивного учреждения.

Хранение документов в сторонних организациях

Для организаций, за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления и государственных и муниципальных организаций, предусмотрена возможность хранения архивных документов в сторонних организациях, уставными документами которых предусмотрено осуществление хранения архивных документов.

Новые нормы по формированию документального фонда

В главе II «Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации» более подробно, по сравнению с Правилами 2015 г., изложен порядок работы с номенклатурой дел. Разъяснены и урегулированы требования к созданию и согласованию примерных и типовых номенклатур дел. Норма включения номенклатуры дел в качестве справочника в системы электронного документооборота (СЭД) и системы хранения электронных документов (СХЭД) теперь относится не только к госорганам, но и к любым организациям, в деятельности которых образуются электронные документы.

Введена норма, согласно которой «документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством». Указанная норма введена в целях исполнения положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». С введением данной нормы устранено неверное трактование положений закона в части необязательности соблюдения установленных сроков хранения документов, находящихся на стадии делопроизводства.

Экспертиза ценности документов

Главы III «Экспертиза ценности документов» и IV «Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов» содержат положения и требования, усиливающие роль экспертизы ценности документов в процессах комплектования и хранения архивных документов.

Главой IV Правил установлены этапы проведения экспертизы ценности:

• при составлении номенклатур дел;
• в процессе формирования дел;
• при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив;
• при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
• при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Порядок уничтожения документов

Пунктом 31 установлена норма, регламентирующая порядок уничтожения документов, в том числе документов, содержащих персональные данные, имеющих пометку «Для служебного пользования», а также содержащих информацию ограниченного доступа.

Требования к оформлению дел

Пунктом 48 уточнено, что полному оформлению и описанию дел (включению в опись дел, документов) подлежат, помимо документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документы, имеющие срок хранения «До ликвидации организации».

Пункт 51: Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Пункт 63: Описи составляются отдельно:

• а) на дела постоянного срока хранения;
• б) на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• в) на дела по личному составу.

Новые учетные формы

Пункт 118 главы IX «Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации» содержит обновленный перечень обязательных учетных форм, к которым теперь относятся:

• книга учета поступления и выбытия дел, документов;
• лист фонда;
• описи дел, документов;
• описи электронных документов;
• дело фонда (как дело, содержащее все документы по истории фонда).

Электронные документы

В Правила включена самостоятельная глава, регламентирующая работу с электронными документами — глава X «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов». Указанной главой установлено, что локальными нормативными актами организации определяются требования к работе с электронными архивными документами; хранение электронных архивных документов осуществляется с использованием СХЭД, определены также функциональные требования к СХЭД.

Данной главой Правил также определены требования:

• к метаданным электронных архивных документов;
• к информационному обеспечению СХЭД;
• к составу учетной информации;
• к формату архивного хранения электронных архивных документов.

"Гибридные" дела

С учетом практических потребностей государственных органов, органов местного самоуправления и организаций в Правила включена глава XI «Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы, к передаче в архив», раскрывающая работу с «гибридными» делами (которым по номенклатуре дел присвоены один индекс, заголовок и срок хранения) при передаче их на архивное хранение и при учете.

Документы ограниченного доступа

В Правилах впервые отражены вопросы работы с документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также содержащими сведения конфиденциального характера. Доступ к таким архивным документам осуществляется при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение соответствующей информации (сведений), а к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения — в соответствии с локальными нормативными актами.

Приложения к Правилам

В приложениях к Правилам приведены рекомендуемые образцы учетных и иных документов архива, в том числе представлены обновленная форма описи электронных документов и реестра файлов электронного документа и формы:

• акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
• акта конвертации электронных архивных документов;
• акта приема-передачи документов организации при смене руководителя, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.